5 Dicas para você gerenciar melhor os seus e-mails

5 Dicas para você gerenciar melhor os seus e-mails

Um estudo realizado este ano na Universidade da Califórnia revelou que o e-mail é o grande vilão da produtividade no trabalho. Especialmente se você costuma trabalhar com a caixa de entrada aberta, ou com os famosos alertas ligados, você pode estar comprometendo seriamente o seu rendimento.

Confira abaixo 5 dicas que considero úteis para domar a sua caixa de entrada:

 1. Tenha um horário para ver seus e-mails

Independente da frequência que você escolher para checar seu e-mail, é consenso que a melhor forma de lidar com ele é não deixar a caixa de entrada aberta enquanto você trabalha, pois isso gera muitas distrações. Se você recebe pouco fluxo de e-mails, pode tranquilamente checá-los a cada duas horas. Eu costumo fazer blocos de trabalho de 90 minutos (45 + 45) e checar meus e-mails entre esses blocos. Nos dias em que sei que vou receber mais e-mails, dependendo dos projetos, checo com uma frequência maior. O que realmente não dá é para trabalhar com a caixa de entrada aberta. Se você recebe um grande fluxo de e-mails, mas essa não é sua atividade principal, estabeleça uma frequência maior (a cada 15 minutos, por exemplo). Nenhum e-mail é tão urgente que não possa esperar no máximo 15 minutos.

 

2. Evite encaminhar e-mails e copiar pessoas

A não ser que seja extremamente necessário, não faça isso. Não polua ainda mais a caixa de entrada de ninguém.

 

3. Mensagem lida, providência tomada

Não deixe os e-mails se acumularem na caixa de entrada. Crie pastas para ações, como “responder”, “ler”, “enviar arquivo” etc. Crie de acordo com as suas demandas no trabalho. Quando acessar sua caixa de entrada, assim que clicar em uma mensagem, já tome uma providência. Não deixe essa mensagem novamente na caixa de entrada, pois os e-mails irão se acumular. Se levar menos de 2 minutos para responder, responda. Se for demorar mais do que isso, coloque nas pastas. E CLARO que você deve dar atenção às pastas ao longo do dia. Você pode pegar 15 minutos para responder todos os e-mails da pasta “responder”, por exemplo, uma vez antes do almoço, outra vez no meio da tarde e outra vez no fim do expediente.

 

4. Use mais o telefone

Se você precisa de uma resposta imediata, use o telefone. Evite usar o e-mail ao máximo, pois a grande maioria das pessoas não está organizando e dando conta dos seus e-mails assim como você está tentando fazer. Se precisar de uma informação ou tirar uma dúvida, telefone. Resolva seu problema na hora, em vez de ficar com uma pendência super demorada, atrasando seus projetos.

 

5. Desligue alertas

Por último, mas não menos importante: desligue todos os alertas de mensagens que você possa receber, tanto de e-mails quanto de notificações no Facebook, e-mail pessoal, SMSs etc. Essas coisas chegam o tempo todo e atrapalham demais. Tome agora essa decisão pela sua produtividade e desligue esses alertas para conseguir trabalhar melhor e mais concentrada(o).

Espero que tenham gostado e que consigam colocar em prática. Bom trabalho!

 

 

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